Responsable administratif / Responsable administrative (H/F)

L'AECD est à la recherche d'un Gestionnaire de site H/F. Le-la Gestionnaire de site a pour objectif principal d'assurer le suivi administratif et financier des actions et la tenue professionnelle du site d'exécution permettant un fonctionnement opérationnel efficace. Plus spécifiquement, le-la Gestionnaire de site est amené(e) à : 1. Assurer le suivi administratif et financier des actions de formation Suivi administratif - Assurer le suivi administratif de l'activité de formation professionnelle du site d'exécution - Superviser le fonctionnement administratif du site d'exécution - Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition - Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA - Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS... - Préparer et gérer les états de présence des apprenants - Relayer les informations au Coordinateur pour une prise de décision : Présence / Absence, Saturation des actions, Comportement inadapté d'un apprenant... Suivi financier - Préparer les éléments administratifs relatifs à l'élaboration de la facturation des actions - Appliquer la procédure de facturation - Collaborer avec l'équipe opérationnelle dédiée à la facturation 2. Assurer la tenue professionnelle et la gestion du site d'exécution Accueil physique et téléphonique - Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique du site d'exécution - Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats... Gestion logistique - Assurer la gestion logistique du site d'exécution : propreté des différents espaces, affichages, sécurité du site, archivage, aménagement des espaces... - Faire remonter les éventuels besoins d'aménagement, via l'outil Helpdesk, au service logistique - Assurer la gestion des stocks du site d'exécution : Produits d'hygiène, produits de papeterie... - Réaliser les commandes via l'outil Helpdesk auprès du service Logistique - Organiser les ouvertures / fermetures du site d'exécution : Gestion des clés - Réaliser et articuler le planning d'occupation des salles Gestion des équipements techniques - Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : Salles informatiques, Ordinateurs Portables, tablettes, vidéoprojecteurs, téléphones... - Informer, via l'outil Helpdesk, le service informatique des éventuels dysfonctionnements constatés - Vérifier la conformité et la validité des équipements de sécurité : extincteurs, trousse de secours, registre de sécurité... en lien avec le Référent Sécurité de la structure. 3. Accompagner les équipes opérationnelles administratives dans leurs fonctions - Former et accompagner les équipes opérationnelles administratives à appliquer les procédures et utiliser les outils professionnels mis à disposition : SC-Form GALIA, SAFRAN, TEAMS... 4. Assurer le suivi de la démarche Qualité au niveau administratif - Après validation du coordinateur, mettre en ligne les documents relatifs à la démarche Qualité dans les « dossiers stagiaires » de l'équipe TEAMS - Vérifier et contrôler la complétude des documents administratifs générés par les Systèmes d'Information

ASSOCIATION POUR L'EDUCATION COGNITIVE E

Expérience exigée 2 An(s)