Assistant(e) Administratif(ve) H/F BlueBearsIT (H/F)

Voici un aperçu des missions proposées : Suivi des dossiers comptables et administratifs : - Saisie des factures : réception, vérification et transmission des factures aux services concernés. - Suivi de la comptabilité courante : gestion des factures, des relances factures impayées, des paiements fournisseurs et des encaissements clients. - Préparation des dossiers administratifs : compilation de documents pour les démarches légales ou administratives (inscriptions, déclarations). Gestion administrative courante : - Traitement des courriers : réception, enregistrement et distribution du courrier entrant, envoi des courriers sortants. - Gestion des appels téléphoniques : réception, orientation des appels vers les interlocuteurs appropriés. - Gestion des emails : tri, réponse et suivi des emails entrants, classement et archivage électronique. - Rédaction de documents administratifs : courriers, notes de service, comptes rendus, rapports simples. Accueil et secrétariat : - Accueil des visiteurs : réception des clients, partenaires, et orientation. - Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, organisation des réunions pour les collaborateurs et la direction. - Gestion des salles de réunion : organisation logistique, préparation des équipements (projecteurs, ordinateurs). Gestion des fournitures et équipements : - Commande et gestion des fournitures de bureau : anticipation des besoins, relation avec les fournisseurs, suivi des stocks. - Suivi du matériel : coordination avec le service informatique pour les besoins en équipement, gestion du parc d'imprimantes et autres matériels partagés. Gestion des documents et archives : - Classement et archivage des documents administratifs (contrats, dossiers fournisseurs, documents comptables). - Mise à jour des bases de données : suivi des documents numérisés et gestion électronique des documents (GED). - Assistance dans la gestion des dossiers clients et fournisseurs : suivi administratif et mise à jour des fichiers. En termes de compétences : Techniques : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - À l'aise avec les logiciels de gestion administrative et GED Organisationnelles : - Rigueur, gestion des priorités et des urgences - Autonomie dans le suivi des tâches Relationnelles : - Excellente communication écrite et orale - Sens du service, esprit d'équipe, diplomatie et bienveillance

BlueBearsIT, ESN depuis 2018, accompagne ses clients dans la gestion, l'exploitation et l'évolution de leur système d'information. Avec plus de 20 collaborateurs à Lyon, Grenoble et Annecy, nous sommes experts en intégration, infogérance et gestion de projet. Nous anticipons l'obsolescence des infrastructures, guidons la digitalisation et proposons des services en informatique décisionnelle pour optimiser les performances et faciliter la prise de décision. #TeamBears

Expérience exigée 2 An(s)