Assistant administratif ou Assistante administrative (H/F)

Sous l'autorité de la Responsable du SAF et en soutien à ses missions, au sein d'une équipe de 4 personnes et en étroite coopération avec un certain nombre d'autres entités de Sciences Po - Services pédagogiques, Support scolarité, Sciences Po Carrières, Département des langues, Accueil administratif, Formation académique commune, Direction des affaires internationales, Département des archives...- vous assurez notamment les missions suivantes : Accueil et information de la communauté étudiante internationale et multiculturelle d'une Ecole Suivre les étudiants de ses masters Gérer, éditer et/ou rédiger les documents officiels de scolarité (attestation, transcripts...) demandés par plusieurs canaux - mail, téléphone ou front-office Attester l'authenticité du diplôme auprès des recruteurs Organisation des épreuves du Grand Oral pour les étudiants de Master 2 (plusieurs sessions par an) Interagir avec l'équipe pédagogique pour stabiliser les cohortes d'étudiants Recruter et constituer les jurys Être l'interface des étudiants : convocation, réception des notes de synthèse et traitement dans le logiciel de scolarité (création d'unités pédagogiques, saisie des notes) Préparer les livrables (Drive, GoogleForms.) Contribuer à logistique (planification salles, roulement Accueils.) Assurer le suivi post-session : de la saisie des informations dans la base de données scolarité à l'organisation de la session de rattrapage en cas de non-validation Participation au processus de diplomation Contrôler les aménagements de scolarité (abandon, report...) en lien avec les équipes pédagogiques Contribuer à préparer les jurys de fin d'année (passage de Master 1 à Master 2 et de diplôme) : préparation des documents, logistique liée à la salle, invitation des participants. Suivre les étudiants « diplômés conditionnels » en garantissant la validation de toutes leurs obligations de scolarité avec les services transversaux Octroyer via une plateforme numérique sécurisée les documents électroniques (certificat, diplôme et supplément) Participation à la bonne image du service et à son développement Savoir présenter ses missions et le service N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d'être enrichies en fonction des besoins du service Profil : Formation Bac + 2 et/ou expérience significative dans le domaine de l'assistanat Aisance relationnelle, sens du service et de l'écoute Capacité à traiter des dossiers multiples, à gérer les priorités et à respecter les délais impartis Grande capacité d'organisation du travail en équipe et en mode collaboratif avec les autres services Rigueur, respect des process et notion de confidentialité forte Sens de l'autonomie et de l'initiative Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse Bon niveau d'anglais requis (lu, écrit et parlé) Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Gmail.) et capacité à maîtriser rapidement les différents logiciels « Métier » : gestion de la scolarité (Banner), plateforme numérique d'octroi de diplôme (CvTrust) Une bonne connaissance de Sciences Po serait un plus Avantages : - Télétravail (1 ou 2 jours/semaine) - Rémunération fixe sur 12 mois et primes - 40 jours ouvrés de congés payés par an - Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance) - Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475€/an) - Titres Restaurant - Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire - Offre sociale et culturelle du CSE Sciences Po est une institution pleinement engagée en faveur de la diversité ; nos emplois sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

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Expérience exigée 24 Mois